Få aftalt hvem der gør hvad i forbindelse med juletræssalget ved Bredballe Centeret

Aftale med producent/er.
Forhåndsaftale om hvilke træer i skal have i juli/august. Sikre jer at træerne er klar dvs. fældet, nettet og pakket i paller, så i kan få dem læsset på en lastbil. Sikre jer at producent har en læsser (manitou eller gummiged.) Gå ud og prøvemærk 20-30 træer hos producent i juliaugust måned, så vedkommende ved hvad I vil have. Gennemgå udtaget af juletræer umiddelbart før fældning (medio Oktober) så I er sikre på kvaliteten af hvad I får.
Fordeling af træerne Vi plejer at have, men vurder fordelingen ud fra sidste års salg. Husk vores bedste dækningsbidrag ligger på de rød/hvide, så hvis vi løber tør for røde så henvis til de gul/hvide eller rødhvide eller hvad der allerede er på pladsen.

• 40 små røde 125 -150 Mix I/II
• 50 150-175 Mix I/II mærke GUL/HVID og
• 100 uklassificerede træer i størrelsen 175 – 220 mærke GUL/HVID
• 300 rød/ hvide 175 – 220 Mix I/II
• 40 Rosa 220 -250 Mix I/II
• 5 Gule 250 – 400 Mix II/III

Aftale om levering af træer : Få en dato aftalt gerne hverdag (tirsdag) inden søndag inden 1. søndag i advent, hvis det er en tirsdag så kan i få junior/trop til at hjælpe med at sætte træer frem.
Afhentning af træer. Hvem bestiller lastbil. Husk en palle juletræer vejer ca. 1,5 tons. Informer producent skriftligt om hvornår lastbilen kommer og afhenter træerne.
Net til tragt. Vi køber 45cm net til vores tragt oppe på pladsen, så kunderne kan få det nettet og med i bilen.
Juletræsfødder. Vurder hvor mange fødder der er og om vi skal have lavet nye. En typisk aktivitet for junior spejderne som foretages en gang i september/ oktober.

Information om juletræssalget og vagter

Seddel med vagter til forældrene
Udarbejdelse og trykning af seddel til spejder forældrene skal laves senest oktober og gerne før Vork så vagter kan fordeles her.
Udlever seddel til spejderne via enhedslederne når vagtplanen er lavet og memberlink klar.

Facebook Reklamer

Vi sætter en gang om ugen et opslag op på “Det sker i Vejle, Det sker i Bredballe og Bredballe centeret så borgerne i Bredballe kan se vi sælger træer fra KFUM spejderne. Der foruden er det vigtigt at i liker og ikke mindst kommentere disse opslag, så de rangerer højt i FB’s algoritmer. Det er en opgave for forældre, spejdere og ledere. Send reminders til lederne og bestyrelse via egen FB og messengertråde, når et nyt opslag er kommet op på FB. Generelt dumme spørgsmål er bedre end ingen spørgsmål, så få hænderne op af lommen og skriv en kommentar dagligt

Vagtplan i memberlink

Vagtplanen i memberlink sikre at vi kan få besat vores salgsvagter for det kommende salg.

Slet medlemmerne fra sidste år (lad nu være med at slette din egen bruger!) og opsæt medlemmer i memberlinks medlemsliste. Vi gør det at vi udtager en medlemsliste fra KFUM spejdernes medlemsliste og herefter opretter vi en bruger pr husstand. Så man skal gennemgå sin excel liste og sortere på adresse og herfra fjerner man og opretter herefter en. Der skal også tages telefonnummer/ mailadresse ud. Disse informationer står typisk på pårørende og man skal derfor lave en del opslag for at få disse data på plads. Husk har i hverken mail eller telefon, så kan i ikke komme i kontakt med vedkommende.

Vi har brugt import fra et excelark i memberlink/ medlemsliste, hvor vi har kodeord sat til Bredballe, men hvis det ikke virker, så fortvivl ikke men rekvirer et nyt kodeord via mail.

Når forældrene booker en vagt i memberlink får de en besked på mail og vi kan i systemet se hvem der er booket og derfor kontakte vedkommende, hvis de ikke er kommet. Sørg for at der bliver sendt en besked ud dagen før vagterne til dem der har booket sig så vi ikke står uden bemanding.

Bestem jer for datoer for opsætning/nedtagning af salgsplads, samt de udkørsler og salgsvagter der skal være.

Til udbringning

Til udbringning har vi et udkørsel googlesheet hvor vi mærker træerne efter område i Bredballe. Dette skal organiseres. Træerne bliver markeret så man ved om de skal syd eller nordpå dermed kan man tage træer ud til kørsel i et samlet område, istedet for at have en trailer med træer i nord syd øst og vest.

Pengekassen opbevares hos Rema og den skal hentes af åbningsvagten og afleveres af lukkevagten.

Få lavet en plan over salgsvagter der kan printes ud og hænges op på tårn/hegn og evt. sendes ud via FB og andre SoMe kanaler. Den må godt være med STOR skrift, da flere af vores trofaste kunder har en tendens til at bruge briller.

Salgspladsen

Aftal med Storgaard/ centerforeningens formand om vi må være på pladsen. Få evt. lavet en evaluering med centeret i januar, så man kan få input til det følgende års juletræssalg + bekræftelse på at vi kan stå der igen næste år.

Vi skal have en lille radio/ bluetooth så vi kan have julemusik deroppe evt. bede forældrene om at medbringe egen højtaler.

Vi må godt have ekstra træer stående omme bagved Storgaard, så her kan vi have vores ekstra lager.

Få lagt i trop/senior programmet at de skal hjælpe med at sætte salgspladsen op. Telt/ camping vogn kan stilles bagved de store krukker, så den ikke er til gene for udsynet ind til forretningerne.

Der er kommet en ny offentlig eltavle oppe hos cykelhandleren)

Husk at få nedtagning af salgspladsen med i vagtplanen.

SALGET

Når vi sælger træer deroppe er det vigtigt der hele tiden er en der sikre at pladsen er trimmet. Der skal hele tiden være et godt udvalg af træer, så kunderne har noget at vælge imellem. Hvis det har blæst er det vigtigt at der er nogen der kommer forbi og rejser træerne op. Sørg for mens vi har træer bagved at have så mange træer pakket ud som muligt. træerne behøver ikke kun at stå indenfor indhegningen men I kan også stilles op omkring bænkene ved Storgaard og der hvor PA lå. Store træer kan stilles op i lygtepælene.

Jo tættere vi kommer på jul jo større aktivitet er der krævet både på pladsen mht. trimning, men også på FB med opslag og kommentarer. Vi skal sikre os at alle ved vi sælger juletræer, som går til et godt formål.

Økonomi

Lav et budget for juletræssalget til bestyrelsen inden vi starter. (Senest September/ oktober) Dette skal fremlægges bestyrelsen.

Spørg kasserer om han/hun vil samle op på tallene. Generelt er det de sidste to uger før jul at vi får solgt over halvdelen af vores juletræer. Så jo tættere på jul jo større aktivitet.

Der skal være en kvitteringsblok på salgspladsen så evt. virksomheder kan få en kvittering.

Efter salget skal der laves en opgørelse af økonomien på årets juletræssalg.

Og HUSK hænderne op af lommen er tusind gange mere værd end 1000 gode råd.